Alcanzar los objetivos: cómo los plazos facilitan el trabajo

Aquellos que tienden a posponer las cosas a menudo escuchan: ¡Establezca una fecha límite, trabaje con fechas límite! Hasta ahora tan bueno.

Pero si es honesto, sabe en secreto que esa fecha límite a menudo no se puede posponer en su trabajo y es posible que no se la tome demasiado en serio.

Por otro lado: si se establece un plazo muy ajustado desde arriba, esto genera estrés y, a veces, frustración.

¿Tiene sentido trabajar con este método? Dos investigadores del trabajo explican la psicología detrás de los plazos.

La fecha límite lo hace posible: en el último impulso hacia la meta

Hannah Schade, empleada del Instituto Leibniz de Investigación Laboral de la Universidad Técnica (TU) de Dortmund, dice:

La estructura es sumamente importante, especialmente en tiempos de Corona. Aquellos que tienen demasiada libertad a menudo se empantanan fácilmente: «Los plazos añaden estructura a la mezcolanza de tareas pendientes».

Además, los plazos permiten un impulso final. «Si sabe que el trabajo con el envío finaliza en el momento X, a menudo puede aumentar su productividad», dice Schade.

Si este punto final no existe, las personas son menos productivas.

Para aquellos que tienen exigencias muy altas en su propio trabajo, una fecha límite también es una buena oportunidad para establecer un punto en algún momento en lugar de esforzarse por lograr mejoras adicionales.

Incorporar fechas límite en el establecimiento de objetivos

Establecer una fecha límite no es suficiente. En principio, los plazos deben integrarse en un establecimiento de objetivos exitoso, dice Corinna Peifer, profesora de psicología organizacional y del trabajo en el Instituto de Psicología de la Universidad de Lübeck.

El llamado principio SMART ayuda aquí. Las cinco letras representan lo específico, mensurable, atractivo, realista y cronometrado.

Debe registrarse específicamente lo que se debe hacer y cómo debe verse el producto final. Para ello, deben definirse los puntos de las esquinas para que el resultado se pueda comparar con ellos.

Uno debería ver un propósito en la tarea, lo que la hace atractiva. Y la fecha límite debe establecerse de manera realista y programada con claridad.

“Lo más importante es no emprender demasiado. De lo contrario, una fecha límite es desmotivante y causa estrés y frustración ”, dice Peifer.

El trabajo debe ser exigente y la presión del tiempo también tiene un efecto positivo en el rendimiento, al menos a corto plazo, pero solo si las tareas aún parecen factibles.

Trabajando en el flujo

«Un sprint intermedio está bien, pero las fases de recuperación son importantes», dice Peifer, quien también está investigando la llamada experiencia de flujo.

En tal flujo nos sumergimos profundamente en nuestro trabajo, estamos muy concentrados y somos productivos. Para lograr este estado de cosas, ayudan metas claras que nos desafíen de la mejor manera posible.

Un plazo realista, en el que queremos o tenemos que terminar, puede contribuir a ello.

Schade aconseja algo que puede aportar más compromiso en muchas áreas: el control social.

Por ejemplo, puede sugerir una presentación de sus resultados a sus colegas antes de tener que entregar el producto terminado. Por tanto, todavía hay tiempo para incorporar posibles sugerencias de mejora.

Para profesionales: trabajar con el doble plazo

Schade también recomienda que siempre planifique un búfer, «y eso no debería ser el final del día o el fin de semana».

Es mejor establecer una especie de fecha límite doble, es decir, programar una cita antes de la fecha de envío real.

Y este búfer debería ser más grande de lo que piensas: «Nunca haces tanto como te propusiste», dice Peifer.